یکی از راه های موفقیّت یک پروژه تداوم مدیریّت و آینده نگری در آن می باشد ، و از نمونه های آینده نگری، توجّه به تهیّه صورت وضعیّت ها بخصوص صورت وضعیّت قطعی، درزمان اجرای پروژه می باشد .
ولی آنچه که درجامعه ما رواج دارد عدم توجّه به تهیّه صورت وضعیّت قطعی در طول پروژه است .
بهترین حالت تهیّه متره قطعی در طول پروژه می باشد یعنی هر بخشی از پروژه که خاتمه پیدا می کند هم زمان متره قطعی آن قسمت نیز دقیقاً تهیّه شده وپس ازدرج درصورت وضعیت موقّت در پرونده صورت وضعیّت قطعی بایگانی گردیده ومدارک آن نیز تکمیل گردد. به طور مثال اگر پروژه یک ساختمان می باشد پس از اینکه پی کنی آن تمام شد ، متره قطعی پی کنی به طوردقیق نوشته شود وبقیّه قسمت ها نیز به همین ترتیب عمل شود .ضمناً بهتر است توأم با روند پروژه تغییرات و دستور کارها نیز در نقشه ها اعمال شده و نقشه عین ساخت (ازبیلت ) نیز هم زمان تهیّه گردد. در آخر پروژه متره های قطعی تهیّه شده بازنگری شده وصورت وضعیّت قطعی تنظیم میگردد.
در صورتیکه در پروژه ای این اتّفاق نیافتاد و پروژه به اتمام رسید و متره قطعی هم تهیّه نشده باشد در این حالت بایستی کلیّه تغییر ها و دستور کارها و صورتجلسه ها دقیقاً مطالعه وبه نقشه اولیّه اضافه گردیده و از روی نقشه های تهیّه شده (عین ساخت ) متره قطعی را از ابتدا وبه طور دقیق وهشیاری کامل تهیّه نمود . البتّه بدون تهیّه نقشه ازبیلت هم می شود بادقّت در صورتجلسه ودستور کارها و نقشه های موجود صورت وضعیّت قطعی را تهیّه کرد ، منتها روش منطقی و صحیح آن ازطریق نقشه ازبیلت می باشد.
یاد آوری می گردد که اصولاً شخص تهیّه کننده متره بایستی خیلی دقیق و هوشیار و متعّهد و پی گیر باشد. بخصوص در تهیّه صورت وضعیّت قطعی. واز آنجائی که این صورت وضعیت نهائی بوده وبعد از آن دیگر صورت وضعیّتی وجود نخواهد داشت لذا اگر آیتمی یا اضافه بهائی از قلم افتاده باشد دیگر آن مبالغ قابل وصول نخواهد بود .
باید توجّه کردکه در تهیّه صورت وضعیّت، مهّم ترین عامل از قلم نیانداختن مقادیر ، آیتم ها ، اضافه بها ها و توضیحات فهرست بها می باشد.
